Sistem Manajemen dan Organisasi dalam Industri Teknologi
Dalam suatu industry diperlukan manajemen dan system
organisasi yang jelas dan efisien agar tidak terjadi miss-comunication. Contoh
suatu industri teknologi dengan skala besar.sebagaimana terlihat pada banyaknya
peralatan dengan ukuran yang besar, dengan demikian tentunya diperlukan
operator yang pengoperasikan peralatan-peralatan tersebut, oleh karenanya
diperlukan adanya pengorganisasian yang baik dalam sistem tersebut.
Manajemen Berdasarkan Sumber Daya
Manusia
Pengorganisasian dari suatu komunitas tersebut diperlukan
sistem manajemen.Dimana sistem tersebut harus dapat menyatukan elemenelemennya
agar dapat berjalan dengan baik. Secara garis besar terdapat enam elemen sistem
yang perlu diatur yaitu:
1. Manusia
2. Material
3. Metode
4. Mesin
5. Market
6.
Lingkungan
Keenam elemen sistem tersebut (M5L) yang saling mendukung
agar dapat tercapai tujuan dari organisasi tersebut, sebagaimana yang dapat
digambar dalam bentuk diagram tulang ikan (fish-bone) ,Sistem manajemen yang
baik sebagaimana yang digambarkan pada, harus dapat menyatukan sekumpulan
karyawan(manusia) yang bekerja secara kontinyu pada suatu industri, yang dapat
mengubah material agar dapat mempunyai nilai lebih, dengan menggunakan
peralatan (mesin) dengan metoda tertentu, dimana jumlah dari produksi material
tersebut tergantung dari kebutuhan konsumen atau pasar (market) dan juga harus
memperhatikan faktor lingkungan baik secara mikro maupun makro.
Diantara elemen-elemen dalam sistem tersebut, yang mempunyai
peran yang cukup besar adalah manusianya, dimana dalam era sekarang ini,
manusia merupakan salah satu bagian dari sumber daya, yang selanjutnya disebut
dengan sumber daya manusia (sdm). Kolektivitas manusia dalam suatu organisasi
mempunyai kemampuan (skill),pengetahuan (knowledge), pengalaman (experience)
yang berbeda.Berdasarkan hal tersebut, organisasi dalam suatu industri
(perusahaan)dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu: manajemen puncak, manajemen
menengah dan manajemen pelaksana.
Manajemen puncak
Dalam sistem organisasi, manajemen puncak merupakan manajemen
tertinggi, dimana orang-orang yang duduk pada posisi ini mempunyai tugas yang
cukup berat karena harus memutuskan hal-hal penting dan mengatur yang
menyangkut kelangsungan hidup dan keberhasilan dari organisasi atau perusahaan
tersebut. Orang yang duduk pada manajemen puncak ini biasanya disebut dengan
direktur dan juga pemilik modal dalam perusahaan, atau yang tergabung dalam
bentuk dewan (dewan direksi, dewan komisaris). Dewan Direksi dapat terdiri dari
Direktur Utama,Direktur Keuangan dan Umum serta Direktur Produksi dan Teknik.
Manajemen menengah
Manajemen ini terdiri dari pimpinan-pimpinan pabrik (dalam
suatu industri, misalnya industri petrokimia, industri pupuk dapat terdiri
lebih dari satu pabrik), atau kepala-kepala divisi. Tugas dari bagian ini
adalah mengembangkan dan menjalankan rencanarencana yang telah ditetapkan oleh
manajemen puncak
Manajemen pelaksana
Pada tingkat ini, terdiri dari personil yang melaksanakan
tugas yang telah dikembang oleh manajemen menengah dan bertanggung jawab
kepadanya.
Berdasarkan keterangan tersebut, maka semakin tinggi tingkat
manajemennya akan diduduki oleh semakin sedikit jumlah personilnya, sebaliknya
demikian pula sebaliknya tingkat manajemen pelaksana terdiri dari jumlah
personil yang cukup banyak, hal ini digambarkan dalam bentuk piramida dengan
kerucut. Sebalik untuk tugas dan tanggung jawab,semakin tinggi tingkat
manajemen, maka dia mempunyai tugas dan tanggung jawab yang lebih tinggi, hal
ini digambarkan dalam bentuk piramida terbalik dengan kerucut , Organisasi
dalam bentuk “Line and Staff system” merupakan bentuk yang sering digunakan
sebagai organisasi dalam suatu manajemen. Ada dua kelompok orang 1.orang yang
berpengaruh dalam menjalankan organisasi sistem line and staf ini yaitu :
a. Sebagai
garis atau line yaitu orang–orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi
dalam rangka mencapai tujuan .
b. Sebagai
staff yaitu orang – orang yang melaksanakan tugasnya dengan keahlian yang
dimilikinya , dalam hal ini berfungsi untuk memberikan saran – saran kepada
unit operasional.
Pemegang
Saham
- Investor yang memiliki andil dalam kebijakan visi dan misi perusahaan.
- Memberikan gambaran tujuan ytang harus dicapai perusahaan kepada Direktur.
Direktur
- Memimpin para direksi, manager dan pelaku organisasi perusahaan lainnya sehingga Perseroan dipastikan dapat berjalan sesuai RJPP dan RKAP yang telah disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan.
- Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan.
- Mewakili perseroan baik didalam maupun diluar pengadilan
- Bertanggungjawab penuh dalam menjalankan tugas untuk kepentingan perseroan sesuai ketentuan yang berlaku
- Bertanggungjawab secara pribadi jika bersalah atau lalai dalam pelaksanaan tugasnya
- Menyiapkan RJPP, RKAP, menandatanganinya bersama dengan anggota Direksi lainnya dan mengusulkan pengesahannya kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan
- Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang keadaan dan kinerja perusahaan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan;
- Menyusun dan mengimplementasikan sistem akuntansi yang sesuai dengan standar akuntansi keuangan
- Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan untuk disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan
- Menetapkan struktur organisasi dan uraian tugasnya
- Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan baik secara berkala maupun sewaktu-waktu diminta
- Menetapkan kebijakan-kebijakan dan membuat aturan kepegawaian
- Mengangkat dan memberhentikan pekerja
- Mengangkat seseorang/kuasanya untuk melakukan perbuatan tertentu atas tanggungjawabnya
- Menjalankan tindakan-tindakan lainnya sesuai ketentuan yang berlaku
- Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili Perseroan dengan terlebih dulu mendapat persetujuan rapat Direksi.
Manager
Umum
- Bersinergi dengan anggota direksi lainnya, memimpin dan mengelola Perseroan khususnya dalam direktorat umum yang meliputi bidang Keuangan, SDM, dan Konstruksi.
- Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan dalam direktoratnya.
- Bertanggungjawab penuh dalam menjalankan tugas untuk kepentingan perseroan dalam direktoratnya sesuai ketentuan yang berlaku
- Bertanggungjawab secara pribadi jika bersalah atau lalai dalam pelaksanaan tugasnya
- Bersama-sama dengan anggota direksi lainnya menyiapkan RJPP, RKAP, menandatanganinya untuk diusulkan pengesahannya kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan
- Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang keadaan dan kinerja Perusahaan khususnya direktorat umum kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan
- Menyusun dan mengimplementasikan Standard Operation Procedure (SOP) dalam direktoratnya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
- Bersama-sama dengan anggota direksi lainnya menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan untuk disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan
- Menetapkan struktur organisasi pada direktoratnya dan uraian tugasnya
- Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan baik secara berkala maupun sewaktu-waktu diminta
- Mengangkat seseorang/kuasanya untuk melakukan perbuatan tertentu atas tanggungjawabnya
- Menjalankan tindakan-tindakan lainnya sesuai ketentuan yang berlaku
- Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili perseroan dengan terlebih dulu mendapat persetujuan rapat Direksi.
Manager
SDM
- Mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan
- Memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja/interview dan proses seleksi lainnya.
- Melakukan pengembangan dan evaluasi karyawan.
- Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai.
- Menugaskan kembali seorang pegawai pada sebuah posisi yang kemungkinan besar diberikan pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung jawab, hak dan kesempatan yang lebih besar.
- Melakuakan pemisahan pegawai dari organisasi atas inisiatif organisasi atau kemauan pegawai sendiri.
- Melakukan pemisahan pegawai yang telah menyelesaikan masa kerja maksimalnya dari organisasi atau umumnya di kenal dengan istilah pensiun.
HRD
- Melakukan penyeleksian para pelamar.
- Mencari sumber daya manusia yang mumpuni.
- Bertanggung jawab atas ketersedian tenaga kerja suatu perusahaan.
Manager
Keuangan
- Membuat rencana pemasukan dan pengeluaraan serta kegiatan-kegiatan lainnya untuk periode tertentu.
- Tindak lanjut dari perencanaan keuangan dengan membuat detail pengeluaran dan pemasukan.
- Menggunakan dana perusahaan untuk memaksimalkan dana yang ada dengan berbagai cara.
- Mencari dan mengeksploitasi sumber dana yang ada untuk operasional kegiatan perusahaan.
- Mengumpulkan dana perusahaan serta menyimpan dana tersebut dengan aman.
- Melakukan evaluasi serta perbaikan atas keuangan dan sistem keuangan pada perusahaan.
- Melakukan audit internal atas keuangan perusahaan yang ada agar tidak terjadi penyimpangan.
Manager
Operasional
- Mengkoordinasikan dan melakukan pengawasan serta mendokumentasikan pelaksanaan pekerjaan.
- Melakukan evaluasi atas pelaksanaan pekerjaan dan membuat rekomendasi untuk tindak lanjut perbaikan/penyelesaiannya
- Memastikan pelaksanaan pekerjaan dan mematuhi ketentuan tentang persyaratan yang ditentukan dalam kontrak perjanjian (kepatuhan atas pelaksanaan GCG).
- Berkoordinasi dengan manager terkait dalam membuat laporan pekerjaan suatu proyek sebagai bahan penagihan/pembayaran mengacu pada kontrak perjanjian.
- Menyiapkan bahan untuk laporan kinerja dalam bidang tugasnya
- Mewakili perseroan untuk berkomunikasi dan menjalin kemitraan dengan stakeholders dalam bidang tugasnya
- Membuat laporan berkala dalam bidang tugasnya
Sekretaris
& Administrasi
- Menyelanggarakan tata usaha perusahaan secara tertib.
- Mengkoordinir tugas staf tata usaha
- Bertanggungjawab penuh terhadap Direktur perusahaan.
Supervisor
- Memimpin dan melaksankan kegiatan – kegiatan perusahaan.
- Bertanggung jawab baik dari segi keuangan maupun fisik dari operasional yang dilaksanakan.
- Menyusun organisasi dan bertanggung jawab atas personilnya.
- Menerbitkan surat keputusan.
- Membuat rencana kerja.
Bendahara
- Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan sesuai dengan perundang – undangan yang berlaku.
- Bertanggung jawab kepada pemimpin proyek dengan melakukan pembukuan yang dibantu staf bendaharawan lapangan.
- Bekerja atas dasar peraturan pembendaharawan indonesia (ICW).
- Bendaharawan proyek bertanggung jawab langsung kepada menteri perhubungan.
- Staf atau Karyawan
- Memberikan saran kepada Koordinator lapangan, berkaitan dengan hal-hal teknis operatif yang perlu dilaksanakan untuk memperlancar kegiatan.
- Mengumpulkan data proyek serta memeriksa dan meneliti hambatan – hambatan yang terjadi.
- Memberikan petunjuk kepada rekanan atas pekerjaan bila terjadi perubahan dari rencana.
- Melaksanakan kegiatan penyediaan perlengkapan– perlengkapan yang dibutuhkan oleh panitia.
- Melaksanakan pemeriksaan, pencatatan, penyimpanan dan pemeliharaan serta pendistribusian perlengkapan.
- Membuat laporan secara kontinu dengan ketentuan berlaku
- Bertanggung jawab langsung kepada koordinator lapangan.
