Sistem Manajemen dan Organisasi dalam Industri Teknologi
Dalam suatu industry diperlukan manajemen dan system
organisasi yang jelas dan efisien agar tidak terjadi miss-comunication. Contoh
suatu industri teknologi dengan skala besar.sebagaimana terlihat pada banyaknya
peralatan dengan ukuran yang besar, dengan demikian tentunya diperlukan
operator yang pengoperasikan peralatan-peralatan tersebut, oleh karenanya
diperlukan adanya pengorganisasian yang baik dalam sistem tersebut.
Manajemen Berdasarkan Sumber Daya
Manusia
Pengorganisasian dari suatu komunitas tersebut diperlukan
sistem manajemen.Dimana sistem tersebut harus dapat menyatukan elemenelemennya
agar dapat berjalan dengan baik. Secara garis besar terdapat enam elemen sistem
yang perlu diatur yaitu:
1. Manusia
2. Material
3. Metode
4. Mesin
5. Market
6.
Lingkungan
Keenam elemen sistem tersebut (M5L) yang saling mendukung
agar dapat tercapai tujuan dari organisasi tersebut, sebagaimana yang dapat
digambar dalam bentuk diagram tulang ikan (fish-bone) ,Sistem manajemen yang
baik sebagaimana yang digambarkan pada, harus dapat menyatukan sekumpulan
karyawan(manusia) yang bekerja secara kontinyu pada suatu industri, yang dapat
mengubah material agar dapat mempunyai nilai lebih, dengan menggunakan
peralatan (mesin) dengan metoda tertentu, dimana jumlah dari produksi material
tersebut tergantung dari kebutuhan konsumen atau pasar (market) dan juga harus
memperhatikan faktor lingkungan baik secara mikro maupun makro.
Diantara elemen-elemen dalam sistem tersebut, yang mempunyai
peran yang cukup besar adalah manusianya, dimana dalam era sekarang ini,
manusia merupakan salah satu bagian dari sumber daya, yang selanjutnya disebut
dengan sumber daya manusia (sdm). Kolektivitas manusia dalam suatu organisasi
mempunyai kemampuan (skill),pengetahuan (knowledge), pengalaman (experience)
yang berbeda.Berdasarkan hal tersebut, organisasi dalam suatu industri
(perusahaan)dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu: manajemen puncak, manajemen
menengah dan manajemen pelaksana.
Manajemen puncak
Dalam sistem organisasi, manajemen puncak merupakan manajemen
tertinggi, dimana orang-orang yang duduk pada posisi ini mempunyai tugas yang
cukup berat karena harus memutuskan hal-hal penting dan mengatur yang
menyangkut kelangsungan hidup dan keberhasilan dari organisasi atau perusahaan
tersebut. Orang yang duduk pada manajemen puncak ini biasanya disebut dengan
direktur dan juga pemilik modal dalam perusahaan, atau yang tergabung dalam
bentuk dewan (dewan direksi, dewan komisaris). Dewan Direksi dapat terdiri dari
Direktur Utama,Direktur Keuangan dan Umum serta Direktur Produksi dan Teknik.
Manajemen menengah
Manajemen ini terdiri dari pimpinan-pimpinan pabrik (dalam
suatu industri, misalnya industri petrokimia, industri pupuk dapat terdiri
lebih dari satu pabrik), atau kepala-kepala divisi. Tugas dari bagian ini
adalah mengembangkan dan menjalankan rencanarencana yang telah ditetapkan oleh
manajemen puncak
Manajemen pelaksana
Pada tingkat ini, terdiri dari personil yang melaksanakan
tugas yang telah dikembang oleh manajemen menengah dan bertanggung jawab
kepadanya.
Berdasarkan keterangan tersebut, maka semakin tinggi tingkat
manajemennya akan diduduki oleh semakin sedikit jumlah personilnya, sebaliknya
demikian pula sebaliknya tingkat manajemen pelaksana terdiri dari jumlah
personil yang cukup banyak, hal ini digambarkan dalam bentuk piramida dengan
kerucut. Sebalik untuk tugas dan tanggung jawab,semakin tinggi tingkat
manajemen, maka dia mempunyai tugas dan tanggung jawab yang lebih tinggi, hal
ini digambarkan dalam bentuk piramida terbalik dengan kerucut , Organisasi
dalam bentuk “Line and Staff system” merupakan bentuk yang sering digunakan
sebagai organisasi dalam suatu manajemen. Ada dua kelompok orang 1.orang yang
berpengaruh dalam menjalankan organisasi sistem line and staf ini yaitu :
a. Sebagai
garis atau line yaitu orang–orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi
dalam rangka mencapai tujuan .
b. Sebagai
staff yaitu orang – orang yang melaksanakan tugasnya dengan keahlian yang
dimilikinya , dalam hal ini berfungsi untuk memberikan saran – saran kepada
unit operasional.
Pemegang
Saham
- Investor yang memiliki andil dalam kebijakan visi dan
misi perusahaan.
- Memberikan gambaran tujuan ytang harus dicapai
perusahaan kepada Direktur.
Direktur
- Memimpin para direksi, manager dan pelaku organisasi
perusahaan lainnya sehingga Perseroan dipastikan dapat berjalan sesuai
RJPP dan RKAP yang telah disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan.
- Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan.
- Mewakili perseroan baik didalam maupun diluar
pengadilan
- Bertanggungjawab penuh dalam menjalankan tugas untuk
kepentingan perseroan sesuai ketentuan yang berlaku
- Bertanggungjawab secara pribadi jika bersalah atau
lalai dalam pelaksanaan tugasnya
- Menyiapkan RJPP, RKAP, menandatanganinya bersama dengan
anggota Direksi lainnya dan mengusulkan pengesahannya kepada
Komisaris/Pemilik Perusahaan
- Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan
tentang keadaan dan kinerja perusahaan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan;
- Menyusun dan mengimplementasikan sistem akuntansi yang
sesuai dengan standar akuntansi keuangan
- Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan untuk
disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan
- Menetapkan struktur organisasi dan uraian tugasnya
- Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik
Perusahaan baik secara berkala maupun sewaktu-waktu diminta
- Menetapkan kebijakan-kebijakan dan membuat aturan
kepegawaian
- Mengangkat dan memberhentikan pekerja
- Mengangkat seseorang/kuasanya untuk melakukan perbuatan
tertentu atas tanggungjawabnya
- Menjalankan tindakan-tindakan lainnya sesuai ketentuan
yang berlaku
- Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili
Perseroan dengan terlebih dulu mendapat persetujuan rapat Direksi.
Manager
Umum
- Bersinergi dengan anggota direksi lainnya, memimpin dan
mengelola Perseroan khususnya dalam direktorat umum yang meliputi bidang
Keuangan, SDM, dan Konstruksi.
- Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan
dalam direktoratnya.
- Bertanggungjawab penuh dalam menjalankan tugas untuk
kepentingan perseroan dalam direktoratnya sesuai ketentuan yang berlaku
- Bertanggungjawab secara pribadi jika bersalah atau
lalai dalam pelaksanaan tugasnya
- Bersama-sama dengan anggota direksi lainnya menyiapkan
RJPP, RKAP, menandatanganinya untuk diusulkan pengesahannya kepada
Komisaris/Pemilik Perusahaan
- Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan
tentang keadaan dan kinerja Perusahaan khususnya direktorat umum kepada
Komisaris/Pemilik Perusahaan
- Menyusun dan mengimplementasikan Standard Operation
Procedure (SOP) dalam direktoratnya sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan
- Bersama-sama dengan anggota direksi lainnya menyusun
dan menyampaikan Laporan Tahunan untuk disyahkan oleh Komisaris/Pemilik
Perusahaan
- Menetapkan struktur organisasi pada direktoratnya dan
uraian tugasnya
- Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik
Perusahaan baik secara berkala maupun sewaktu-waktu diminta
- Mengangkat seseorang/kuasanya untuk melakukan perbuatan
tertentu atas tanggungjawabnya
- Menjalankan tindakan-tindakan lainnya sesuai ketentuan
yang berlaku
- Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili
perseroan dengan terlebih dulu mendapat persetujuan rapat Direksi.
Manager
SDM
- Mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh,
manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi
atau perusahaan
- Memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test
tertulis, wawancara kerja/interview dan proses seleksi lainnya.
- Melakukan pengembangan dan evaluasi karyawan.
- Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai.
- Menugaskan kembali seorang pegawai pada sebuah posisi
yang kemungkinan besar diberikan pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung
jawab, hak dan kesempatan yang lebih besar.
- Melakuakan pemisahan pegawai dari organisasi atas
inisiatif organisasi atau kemauan pegawai sendiri.
- Melakukan pemisahan pegawai yang telah menyelesaikan
masa kerja maksimalnya dari organisasi atau umumnya di kenal dengan
istilah pensiun.
HRD
- Melakukan penyeleksian para pelamar.
- Mencari sumber daya manusia yang mumpuni.
- Bertanggung jawab atas ketersedian tenaga kerja suatu
perusahaan.
Manager
Keuangan
- Membuat rencana pemasukan dan pengeluaraan serta
kegiatan-kegiatan lainnya untuk periode tertentu.
- Tindak lanjut dari perencanaan keuangan dengan membuat
detail pengeluaran dan pemasukan.
- Menggunakan dana perusahaan untuk memaksimalkan dana
yang ada dengan berbagai cara.
- Mencari dan mengeksploitasi sumber dana yang ada untuk
operasional kegiatan perusahaan.
- Mengumpulkan dana perusahaan serta menyimpan dana tersebut
dengan aman.
- Melakukan evaluasi serta perbaikan atas keuangan dan
sistem keuangan pada perusahaan.
- Melakukan audit internal atas keuangan perusahaan yang
ada agar tidak terjadi penyimpangan.
Manager
Operasional
- Mengkoordinasikan dan melakukan pengawasan serta
mendokumentasikan pelaksanaan pekerjaan.
- Melakukan evaluasi atas pelaksanaan pekerjaan dan
membuat rekomendasi untuk tindak lanjut perbaikan/penyelesaiannya
- Memastikan pelaksanaan pekerjaan dan mematuhi ketentuan
tentang persyaratan yang ditentukan dalam kontrak perjanjian (kepatuhan
atas pelaksanaan GCG).
- Berkoordinasi dengan manager terkait dalam membuat
laporan pekerjaan suatu proyek sebagai bahan penagihan/pembayaran mengacu
pada kontrak perjanjian.
- Menyiapkan bahan untuk laporan kinerja dalam bidang
tugasnya
- Mewakili perseroan untuk berkomunikasi dan menjalin
kemitraan dengan stakeholders dalam bidang tugasnya
- Membuat laporan berkala dalam bidang tugasnya
Sekretaris
& Administrasi
- Menyelanggarakan tata usaha perusahaan secara tertib.
- Mengkoordinir tugas staf tata usaha
- Bertanggungjawab penuh terhadap Direktur perusahaan.
Supervisor
- Memimpin dan melaksankan kegiatan – kegiatan perusahaan.
- Bertanggung jawab baik dari segi keuangan maupun fisik
dari operasional yang dilaksanakan.
- Menyusun organisasi dan bertanggung jawab atas
personilnya.
- Menerbitkan surat keputusan.
- Membuat rencana kerja.
Bendahara
- Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan sesuai
dengan perundang – undangan yang berlaku.
- Bertanggung jawab kepada pemimpin proyek dengan melakukan
pembukuan yang dibantu staf bendaharawan lapangan.
- Bekerja atas dasar peraturan pembendaharawan indonesia
(ICW).
- Bendaharawan proyek bertanggung jawab langsung kepada
menteri perhubungan.
- Memberikan saran kepada
Koordinator lapangan, berkaitan dengan hal-hal teknis operatif yang perlu
dilaksanakan untuk memperlancar kegiatan.
- Mengumpulkan data proyek serta
memeriksa dan meneliti hambatan – hambatan yang terjadi.
- Memberikan petunjuk kepada rekanan
atas pekerjaan bila terjadi perubahan dari rencana.
- Melaksanakan kegiatan
penyediaan perlengkapan– perlengkapan yang dibutuhkan oleh panitia.
- Melaksanakan pemeriksaan,
pencatatan, penyimpanan dan pemeliharaan serta pendistribusian
perlengkapan.
- Membuat laporan secara kontinu
dengan ketentuan berlaku
- Bertanggung jawab langsung
kepada koordinator lapangan.