Manajemen Dalam  Industri Teknologi

Dalam suatu industry diperlukan manajemen dan system organisasi yang jelas dan efisien agar tidak terjadi miss-comunication. Contoh suatu industri teknologi dengan skala besar.sebagaimana terlihat pada banyaknya peralatan dengan ukuran yang besar, dengan demikian tentunya diperlukan operator yang pengoperasikan peralatan-peralatan tersebut, oleh karenanya diperlukan adanya pengorganisasian yang baik dalam sistem tersebut.

Manajemen Berdasarkan Sumber Daya Manusia

Pengorganisasian dari suatu komunitas tersebut diperlukan sistem manajemen.Dimana sistem tersebut harus dapat menyatukan elemenelemennya agar dapat berjalan dengan baik. Secara garis besar terdapat enam elemen sistem yang perlu diatur yaitu:

1. Manusia

2. Material

3. Metode

4. Mesin

5. Market

6. Lingkungan

Keenam elemen sistem tersebut (M5L) yang saling mendukung agar dapat tercapai tujuan dari organisasi tersebut, sebagaimana yang dapat digambar dalam bentuk diagram tulang ikan (fish-bone) ,Sistem manajemen yang baik sebagaimana yang digambarkan pada, harus dapat menyatukan sekumpulan karyawan(manusia) yang bekerja secara kontinyu pada suatu industri, yang dapat mengubah material agar dapat mempunyai nilai lebih, dengan menggunakan peralatan (mesin) dengan metoda tertentu, dimana jumlah dari produksi material tersebut tergantung dari kebutuhan konsumen atau pasar (market) dan juga harus memperhatikan faktor lingkungan baik secara mikro maupun makro.

Diantara elemen-elemen dalam sistem tersebut, yang mempunyai peran yang cukup besar adalah manusianya, dimana dalam era sekarang ini, manusia merupakan salah satu bagian dari sumber daya, yang selanjutnya disebut dengan sumber daya manusia (sdm). Kolektivitas manusia dalam suatu organisasi mempunyai kemampuan (skill),pengetahuan (knowledge), pengalaman (experience) yang berbeda.Berdasarkan hal tersebut, organisasi dalam suatu industri (perusahaan)dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu: manajemen puncak, manajemen menengah dan manajemen pelaksana.

Manajemen puncak

Dalam sistem organisasi, manajemen puncak merupakan manajemen tertinggi, dimana orang-orang yang duduk pada posisi ini mempunyai tugas yang cukup berat karena harus memutuskan hal-hal penting dan mengatur yang menyangkut kelangsungan hidup dan keberhasilan dari organisasi atau perusahaan tersebut. Orang yang duduk pada manajemen puncak ini biasanya disebut dengan direktur dan juga pemilik modal dalam perusahaan, atau yang tergabung dalam bentuk dewan (dewan direksi, dewan komisaris). Dewan Direksi dapat terdiri dari Direktur Utama,Direktur Keuangan dan Umum serta Direktur Produksi dan Teknik.

Manajemen menengah

Manajemen ini terdiri dari pimpinan-pimpinan pabrik (dalam suatu industri, misalnya industri petrokimia, industri pupuk dapat terdiri lebih dari satu pabrik), atau kepala-kepala divisi. Tugas dari bagian ini adalah mengembangkan dan menjalankan rencanarencana yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak

Manajemen pelaksana

Pada tingkat ini, terdiri dari personil yang melaksanakan tugas yang telah dikembang oleh manajemen menengah dan bertanggung jawab kepadanya.

Berdasarkan keterangan tersebut, maka semakin tinggi tingkat manajemennya akan diduduki oleh semakin sedikit jumlah personilnya, sebaliknya demikian pula sebaliknya tingkat manajemen pelaksana terdiri dari jumlah personil yang cukup banyak, hal ini digambarkan dalam bentuk piramida dengan kerucut. Sebalik untuk tugas dan tanggung jawab,semakin tinggi tingkat manajemen, maka dia mempunyai tugas dan tanggung jawab yang lebih tinggi, hal ini digambarkan dalam bentuk piramida terbalik dengan kerucut , Organisasi dalam bentuk “Line and Staff system” merupakan bentuk yang sering digunakan sebagai organisasi dalam suatu manajemen. Ada dua kelompok orang 1.orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi sistem line and staf ini yaitu :

a. Sebagai garis atau line yaitu orang–orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka mencapai tujuan .

b. Sebagai staff yaitu orang – orang yang melaksanakan tugasnya dengan keahlian yang dimilikinya , dalam hal ini berfungsi untuk memberikan saran – saran kepada unit operasional.

Dewan Direksi

Direktur

Manager Umum

Manager SDM

Manager Pemasaran

Manager Keuangan

Manager Operasional

Sekretaris & Administrasi

HRD

Supervisor

 

Pemegang Saham

• Investor yang memiliki andil dalam kebijakan visi dan misi perusahaan.
• Memberikan gambaran tujuan ytang harus dicapai perusahaan kepada Direktur.

Direktur

• Memimpin para direksi, manager dan pelaku organisasi perusahaan lainnya sehingga Perseroan dipastikan dapat berjalan sesuai RJPP dan RKAP yang telah disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan.
• Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan.
• Mewakili perseroan baik didalam maupun diluar pengadilan
• Bertanggungjawab penuh dalam menjalankan tugas untuk kepentingan perseroan sesuai ketentuan yang berlaku
• Bertanggungjawab secara pribadi jika bersalah atau lalai dalam pelaksanaan tugasnya
• Menyiapkan RJPP, RKAP, menandatanganinya bersama dengan anggota Direksi lainnya dan mengusulkan pengesahannya kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan
• Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang keadaan dan kinerja perusahaan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan;
• Menyusun dan mengimplementasikan sistem akuntansi yang sesuai dengan standar akuntansi keuangan
• Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan untuk disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan
• Menetapkan struktur organisasi dan uraian tugasnya
• Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan baik secara berkala maupun sewaktu-waktu diminta
• Menetapkan kebijakan-kebijakan dan membuat aturan kepegawaian
• Mengangkat dan memberhentikan pekerja
• Mengangkat seseorang/kuasanya untuk melakukan perbuatan tertentu atas tanggungjawabnya
• Menjalankan tindakan-tindakan lainnya sesuai ketentuan yang berlaku
• Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili Perseroan dengan terlebih dulu mendapat persetujuan rapat Direksi.

Manager Umum

• Bersinergi dengan anggota direksi lainnya, memimpin dan mengelola Perseroan khususnya dalam direktorat umum yang meliputi bidang Keuangan, SDM, dan Konstruksi.
• Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan dalam direktoratnya.
• Bertanggungjawab penuh dalam menjalankan tugas untuk kepentingan perseroan dalam direktoratnya sesuai ketentuan yang berlaku
• Bertanggungjawab secara pribadi jika bersalah atau lalai dalam pelaksanaan tugasnya
• Bersama-sama dengan anggota direksi lainnya menyiapkan RJPP, RKAP, menandatanganinya untuk diusulkan pengesahannya kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan
• Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang keadaan dan kinerja Perusahaan khususnya direktorat umum kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan
• Menyusun dan mengimplementasikan Standard Operation Procedure (SOP) dalam direktoratnya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
• Bersama-sama dengan anggota direksi lainnya menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan untuk disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan
• Menetapkan struktur organisasi pada direktoratnya dan uraian tugasnya
• Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan baik secara berkala maupun sewaktu-waktu diminta
• Mengangkat seseorang/kuasanya untuk melakukan perbuatan tertentu atas tanggungjawabnya
• Menjalankan tindakan-tindakan lainnya sesuai ketentuan yang berlaku
• Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili perseroan dengan terlebih dulu mendapat persetujuan rapat Direksi.

Manager SDM

• Mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan
• Memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja/interview dan proses seleksi lainnya.
• Melakukan pengembangan dan evaluasi karyawan.
• Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai.
• Menugaskan kembali seorang pegawai pada sebuah posisi yang kemungkinan besar diberikan pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung jawab, hak dan kesempatan yang lebih besar.
• Melakuakan pemisahan pegawai dari organisasi atas inisiatif organisasi atau kemauan pegawai sendiri.
• Melakukan pemisahan pegawai yang telah menyelesaikan masa kerja maksimalnya dari organisasi atau umumnya di kenal dengan istilah pensiun.

HRD

• Melakukan penyeleksian para pelamar.
• Mencari sumber daya manusia yang mumpuni.
• Bertanggung jawab atas ketersedian tenaga kerja suatu perusahaan.

Manager Keuangan     

• Membuat rencana pemasukan dan pengeluaraan serta kegiatan-kegiatan lainnya untuk periode tertentu.
• Tindak lanjut dari perencanaan keuangan dengan membuat detail pengeluaran dan pemasukan.
• Menggunakan dana perusahaan untuk memaksimalkan dana yang ada dengan berbagai cara.
• Mencari dan mengeksploitasi sumber dana yang ada untuk operasional kegiatan perusahaan.
• Mengumpulkan dana perusahaan serta menyimpan dana tersebut dengan aman.
• Melakukan evaluasi serta perbaikan atas keuangan dan sistem keuangan pada perusahaan.
• Melakukan audit internal atas keuangan perusahaan yang ada agar tidak terjadi penyimpangan.

Manager Operasional    

• Mengkoordinasikan dan melakukan pengawasan serta mendokumentasikan pelaksanaan pekerjaan.
• Melakukan evaluasi atas pelaksanaan pekerjaan dan membuat rekomendasi untuk tindak lanjut perbaikan/penyelesaiannya
• Memastikan pelaksanaan pekerjaan dan mematuhi ketentuan tentang persyaratan yang ditentukan dalam kontrak perjanjian (kepatuhan atas pelaksanaan GCG).
• Berkoordinasi dengan manager terkait dalam membuat laporan pekerjaan suatu proyek sebagai bahan penagihan/pembayaran mengacu pada kontrak perjanjian.
• Menyiapkan bahan untuk laporan kinerja dalam bidang tugasnya
• Mewakili perseroan untuk berkomunikasi dan menjalin kemitraan dengan stakeholders dalam bidang tugasnya
• Membuat laporan berkala dalam bidang tugasnya

Sekretaris & Administrasi

1. Menyelanggarakan tata usaha perusahaan secara tertib.
2. Mengkoordinir tugas staf tata usaha
3. Bertanggungjawab penuh terhadap Direktur perusahaan.

Supervisor

1. Memimpin dan melaksankan kegiatan – kegiatan perusahaan.
2. Bertanggung jawab baik dari segi keuangan maupun fisik dari operasional yang dilaksanakan.
3. Menyusun organisasi dan bertanggung jawab atas personilnya.
4. Menerbitkan surat keputusan.
5. Membuat rencana kerja.

Bendahara

1. Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan sesuai dengan perundang – undangan yang berlaku.
2. Bertanggung jawab kepada pemimpin proyek dengan melakukan pembukuan yang dibantu staf bendaharawan lapangan.
3. Bekerja atas dasar peraturan pembendaharawan indonesia (ICW).
4. Bendaharawan proyek bertanggung jawab langsung kepada menteri perhubungan.

• Staf atau Karyawan

1. Memberikan saran kepada Koordinator lapangan, berkaitan dengan hal-hal teknis operatif yang perlu dilaksanakan untuk memperlancar kegiatan.
2. Mengumpulkan data proyek serta memeriksa dan meneliti hambatan – hambatan yang terjadi.
3. Memberikan petunjuk kepada rekanan atas pekerjaan bila terjadi perubahan dari rencana.
4. Melaksanakan kegiatan penyediaan perlengkapan– perlengkapan yang dibutuhkan oleh panitia.
5. Melaksanakan pemeriksaan, pencatatan, penyimpanan dan pemeliharaan serta pendistribusian perlengkapan.
6. Membuat laporan secara kontinu dengan ketentuan berlaku
7. Bertanggung jawab langsung kepada koordinator lapangan.

Tugas Organisasi Umum ke-2

Hubungan antar Organisasi, Manajemen dan Tata kerja

Sehubungan dengan tugas organisasi umum ini yang akan membahas tentang hubungan antara organisasi, manajemen dan tata kerja. Pada dasarnya Organisasi adalah  tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, kerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (sumber daya seperti uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi

Manejemen menurut Mary Parker Follet adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Dengan ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan menurut Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien

Tata Kerja adalah cara dimana yang bertujuan untuk mencapai tingkat efesien dan maksimal dengan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Dengan tata kerja yang baik, kita dapat menghindari pemborosan waktu dan dapat meminimalisir tenaga yang dipakai.

Dari pengertian di atas saya menyimpulkan bahwa hubungan antara organisasi dan manajemen memiliki kaitan yang erat, dimana suatu organisasi berdiri  akan membutuhkan manajemen. Sistem dapat berjalan karena terdapat peranan dari perngkat-perngakt pendukung. Organisasi membutuhkan pemimpin atau sang pengatur kebijakan-kebijakan dalam organisasi. Pemimpin dalam suatu organisasi  bertanggung jawab besar terhadap jalannya fungsi organisasi dalam jangka panjang dan bagaimana organisasi tersebut dapat eksis dalam waktu yang lama serta dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pemimpin juga harus jeli dalam membagui tugas kepada bawahannya, dan mempersiapkan tugas-tugas pengganti jika sewaktu-waktu bawahan memiliki halangan untuk hadir. Begitu pula dengan bawahannya yang menjadi tulang punggung organisasi memiliki tanggung jawab yang telah diberikan oleh pimpinannya, menjalankan dengan jujur dan semangat yang tinggi. Jadi, dalam organisasi harus memiliki manajemen yang baik, terutama dalam kerja sama tim, disinilah gunanya manajemen dalam mengatur kerja sama dalam tugas sehingga tercipta kesinambungan dan kerjasama yang solid dalam organisasi.

Sedangkan hubungan antara Manajemen dan Tata Kerja memfokuskan pada efisiensi dan efektifitas kerja. Hubungan ini merupakan faktor utama dalam tercapainya target, seperti manajemen yang teroganisir dan tata kerja yang terencana dengan baik akan mampu menyelesaikan pekerjaan sesuai target yang ditetapkan.

Jadi saya menyimpulkan bahwa hubungan Manajemen, Organisasi dan Tata Kerja adalah bagaimana caranya seorang manager memanajemenkan bawahannya melalui beberapa proses perancaan, seperti yang dikatakan Mary Parker Follet manajer harus mempersiapkan proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya. Lalu sekarang pembagian tugas yang diberikan ke organisasi, untuk mendapatkan  hasil yang baik dengan cara bekerja sama, dan perencanaan tata kerja harus mencapai tingkat efesien dan maksimal. Sehingga sebuah organisasi dapat berjalan dengan sebaik-baiknya dan mmencapai tujuan yang telah menjadi visi dan misinya.

http://bangbiw.com

http://id.wikipedia.org

Tugas Organisasi Umum ke-1

ciri-ciri dan unsur organisasi

Sebelum menjelaskan apa saja ciri-ciri organisasi, alangkah baiknya kita mengetahui lebih dulu apa itu organisasi. Organisasi diambil dari bahasa Yunani yaitu “organon” (Alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. 

Menurut Gareth Jones dalam bukunya yang berjudul Organizational Theory, Design, and Change (2010:24), dikemukakan bahwa “organization is a tool people use to coordinate their actions to obtain something they desire or value”. Dari pengertian tersebut organisasi memuat harapan melalui kerjasama orang-orang didalamnya untuk memeroleh suatu nilai (value) yang disebut sebagai bentuk yang memuaskan (satisfying) melalui beberapa fase yang dilakukan pada fase input, conversion, and output. Dan pada setiap fase tersebut dijelaskan bahwa ada pengaruh cukup kuat dari lingkungan dimana organisasi tersebut berada. Lebih lanjut dikatakan bahwa lingkungan tersebut merupakan seperangkat tenaga kerja dan kondisi operasional yang mempengaruhi kemampuan serta melampaui batas-batas organisasi untuk memperoleh dan menggunakan sumber daya yang tersedia dalam menciptakan nilai.

Selanjutnya Stoner (1976) mengemukakan dalam bukunya Understanding Practice and Analysis mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama. Dari pengertian tersebut,organisasi diartikan sebagai suatu pola human relation dimana orang-orangtersebut berada dalam kekuasaan atasan (top manager), yang diperintah untukmengejar tujuan secara bersama-sama. Kondisi ini memelihatkan kepada kitabahwa ada level tertentu yang posisinya berjenjang dengan kata lain ada yangmemerintah dan ada orang yang diperintah.

Ciri – Ciri Organisasi

Ada beberapa hal yang mencirikan suatu kegiatan dikatakan sebagai suatu organisasi :

1.       Terdiri dari pada dua orang atau lebih yang dapat saling mengenal satu sama lain. Sehingga dapatmembentuk suatu komunikasi antara pimpinan dengan bawahannya dalam berorganisasi.

2.       Adanya jabatan dan kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan(interdependent part) yang kemudian akan membuntuk suatu kerjasama.

3.       Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam berorganisasi, disinilah control manajer paling utama.

4.       Adanya tujuan yang ingin dicapai, baik tujuan untuk lingkungan organisasi tersebut maupunlingkungan sekitarnya. Karena suatu organisasi dapat dikatakan sukses apabila ia tidak hanyamember manfaat bagi orang didalamnya akan tetapi juga memberikan manfaat bagi orangdisekitarnya (diluar organisasi tersebut).

B.  Unsur - Unsur Organisasi

Secara sederhana organisasi memiliki tiga unsur, yaitu ada orang, ada kerjasama, dan ada tujuanbersama dimana ketiganya saling terkait atau saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuanyang utuh. Adapun unsur-unsur organisasi secara terperinci adalah :

1.      1. Personal (Man)

Seperti seorang manajer atau ketua sebagai pengontrol utama dalam sistematika organisasi, adapula seorang wakil manajer yang tugasnya dibawahi secara langsung oleh manajer dan ia jugadapat menjadi seorang manajer apabila dalam kondisi tertentu dan terakhir juga terdapat orang –orang pendukung dalam membantu kinerja manajer maupun wakilnya (pekerja). Ketiganyamemiliki kesamaan dalam hal pemberian kontribusinya seperti pemikiran, tenaga, dan hal yangberkaitan dengan berlangsungnya organisasi. Semua itu secara bersama-sama merupakankekuatan manusiawi (man power) organisasi.

2.      2.  Kerjasama (Team Work)

Kegiatan yang dilakukan secara bersama – sama dalam mencapai suatu tujuan bersama.

3.       3. Tujuan Bersama

Rencana kedepan yang menggambarkan mengenai apa yang ingin diraih sesuai dengan prosedur,program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah disepakati secara bersama – sama.

4.      4.  Lingkungan (Environment).

Faktor lingkungan juga dapat mempengaruhi berlangsungnya suatu organisasi seperti keadaan social, budaya, ekonomi, dan teknologi. Termasuk unsure lingkunga antara lain:

a.       Kondisi atau situasi berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi karena kondisi atau situasi akan selalu mengalami perubahan.

b.      Tempat atau lokasi, sangat erat hubungannya dengan masalah komunikasi dn transportrasi yang harus dilakukan oleh organisasi.

5.      5. Kekayaan Alam

Yang termasuk dalam kekayaan ala mini misalnya keadaan iklim, udara, air, cuaca, flora maupun fauna.